毎月のモニタリング訪問、そしてサービス担当者会議。

利用者さんと話すのは大切な時間ですが、事務所に戻ってからの「終わらない入力作業」にうんざりしていませんか？

特に、私の事業所のように「特定事業所加算」を算定している場合、その負担はさらに重くなります。
算定要件となっている「毎週の事業所内での会議」や、「加算算定に必要な研修」の数々…。

ただでさえ忙しいのに、毎週毎週、パソコンでWordを開いて「えーっと、あの時の発言は…」と記録を作る作業は、本当に骨が折れますよね。
続くとパソコンの画面を見るのすら嫌になります。

そんな「記録の悩み」から解放されるために、私は
AIボイスレコーダー「PLAUD NOTE（プラウドノート）」を導入しました。

今や、私の業務に欠かせない「良き相棒」になっています。

ケアマネの強い味方になる

PLAUD NOTEは、ハードウェアとしては最高です。
スマホや手帳に貼り付けられ、ボタン一つで録音開始。相手に威圧感を与えず、クリアな音声をiPadやスマホに即座に同期してくれます。

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2025年11月24日 2025年12月11日

↑ ハードウェアとしての「PLAUD NOTE」の開封レビューや、旧モデルからの詳しい進化ポイントについては、こちらの記事で徹底解説しています。まずは本体の性能を知りたい方はこちらをご覧ください。

ハードは最高。でも「300分の壁」と「課金」が立ちはだかる

しかし、このPLAUD NOTEのアプリ（スタータープラン）には、「月間300分（5時間）」というAI使用制限があります。

ケアマネの業務量を考えてみてください。
利用者・家族との初回面談、毎月の自宅訪問・モニタリング、サービス担当者会議、特定事業所加算のための毎週の会議。
これらを真面目にAI処理していたら、300分の時間制限はあっという間に超過してしまいます。

ここで多くの人は「足りないからUnlimitedプラン（年額払い）に課金しよう…」と考えがちです。

ですが、私は資産形成を志すブログ運営者でもあります。

「回避できる固定費」は徹底的に削りたい。

そこで私がたどり着いたのが、「PLAUDは録音と文字化だけ。まとめはGemini Proに任せる」というハイブリッド活用術です。

【重要】長時間録音の「30分の壁」に注意！

具体的な手順の前に、実際に現場で使い倒している私から一つ、極めて重要な注意点をお伝えします。

PLAUD NOTEを使っていて気づいたのですが、「30分以上連続して録音できない（または勝手に切れる）」という現象に遭遇することがあります。

長時間の担当者会議や、1時間を超える研修の時、これを知らずに「録音できてるはず」と思い込んでいると、後半が丸ごと録れていない…という大惨事になりかねません。

対策： 長い会議や研修の時は、面倒でも「30分経ったら一旦停止ボタンを押し、すぐに再録音を開始する」という癖をつけてください。

少し手間ですが、Wordでゼロから議事録を作る苦しみに比べれば、ボタンを押し直すくらい安いものです。

【完全解説】Mamoru流・ハイブリッド議事録作成フロー

私が普段行っている手順は以下の通りです。

この方法なら、アプリの「要約機能」を使わないので、自分好みの完璧なフォーマットで記録が作れます。

STEP 1：録音後、アプリを起動してデータを同期し、まずは文字起こしを行います。

自動生成ボタンを押すと文字起こしが始まり、会話内容が要約されます。

自動生成ボタンを押したら文字起こしを行い、会話内容が要約されます。

Plaudアプリには、SOAP記録や会議ハイライトを記載するテンプレートがあります。

しかし、残念ながら純正AIの要約は一般的なビジネス会議向けであり、私たちケアマネジャーが必要な「居宅サービス計画書第4表（会議の要点）」の形式には微妙に合わないようです。

そこで私は、「完全な書き起こし（外部使用向け）」を選択します。

これによって、AIのフィルターを通していない「生のテキストデータ」が手に入ります。
（※ちなみに、もし300分を使い切ってしまった場合は、録音データを「MP3」として書き出し、Web上の無料文字起こしツールにかければタダでテキスト化できます）

STEP 2：生のテキストは「Gemini Pro」へコピペ

書き起こされたデータは、そのままでは「あー」「えっと」といった不要な言葉（フィラー）だらけです。

このテキストをコピーして、私の相棒である「Gemini（ジェミニ）」に貼り付けます。
そして、これから紹介する「魔法の指示（プロンプト）」を唱えるのです。

【コピペOK】ケアマネ業務特化型 Geminiプロンプト

ここが記事の核となる部分です。私が実際に現場で使っている指示文を公開します。 Geminiへの指示は、部下に頼むように具体的、かつ明確にするのがコツです。

① サービス担当者会議・事業所内会議用（第4表形式）

毎週のケース会議や担当者会議の記録を、支援ソフト（カイポケやワイズマン等）にそのまま転記できる「居宅介護サービス計画書第4表」の形式で出力させます。

以下はGeminiへの指示（プロンプト）：

あなたはベテランの主任介護支援専門員です。
以下のテキストは「サービス担当者会議（または事業所内ケース会議）」の録音データ（文字起こし）です。 この内容を元に、居宅サービス計画書「第4表（サービス担当者会議の要点）」を作成してください。

【出力条件】 議論されたテーマごとに、以下の4項目に分けて整理して出力してください。

1. 検討した項目（今回話し合ったテーマ・議題）
2. 検討内容（誰がどのような発言をしたか、具体的な議論の経過）
3. 結論（話し合いの結果、決定したこと）
4. 残された課題（次回までの宿題や、継続して見守るべき点）

【執筆のルール】

• 文体は「だ・である調」で統一し、専門職として適切な表現にすること。
• 「あー」「えー」などの不要な言葉や、世間話は削除すること。

【会話データ】 （ここにPLAUDのテキストを貼り付け）

② モニタリング訪問用

モニタリングは、「プランの目標」に対してどうだったか？という視点が不可欠です。 Geminiには以下の4つを投げ込みます。

③ 研修報告書用（箇条書きまとめ）

特定事業所加算で必須となる研修の記録も、これなら一発です。

Geminiへの指示（プロンプト）：

以下のテキストは「介護事業所向け研修」の講義録です。
事業所に提出する「研修報告書」として使えるよう、以下の項目で要約してください。

• 研修テーマ
• 講師が伝えたかった重要ポイント
• 業務に活かせる具体的な学び

【会話データ】 （ここにPLAUDのテキストを貼り付け）

嘘みたいですがこれで、数分かかっていた入力作業が一瞬で終わります。

【重要】無料版Geminiを使う時の注意点

Geminiは無料でも使えますが、業務利用する際は以下の点に注意してください。

1. 個人情報は入れない（鉄則）： 氏名や住所は「A氏」「Bデイサービス」などに伏せて入力してください。AIの学習に使われるリスクを防ぐためです。
2. 情報の裏取りをする： AIはたまに嘘（ハルシネーション）をつきます。必ず自分の目で内容を確認してください。

なぜ私は有料の「Gemini Pro」を使うのか？

私は無料版ではなく、あえて月額課金をして「Gemini Pro」を使用しています。
「固定費を削るって言ったじゃないか！」と思われるかもしれませんが、これは経費ではなく「投資」だからです。

私が有料版を使い倒している理由は3つあります。

1. 仕事（CARE）の効率化： 上記の通り、記録業務を圧倒的に時短できます。セキュリティ面でも有料版の方が安心感があります。
2. 広報・発信活動の相棒： 事業所のお便り作成や、このブログ記事の執筆・推敲において、Geminiは優秀な「編集者」です。一人で悩む時間がゼロになります。
3. 投資情報の収集・分析（MONEY）： ここが大きいです。
   私はS&P500やNASDAQ、FANG+への投資を行っています。
   膨大な米国市場のニュースや決算情報を全て追うのは不可能です。
   そこで、Gemini Proに「昨晩の米国市場の動向と注目銘柄を3行でまとめて」と投げれば、寝ている間のニュースを瞬時に把握できます。

「仕事」「ブログ（広報）」「投資」この3つを回し、資産を形成するためのエンジンとして、Gemini Proへの課金は「安すぎる投資」だと考えています。

まとめ：道具に使われるな、使いこなせ

特定事業所加算を取っている事業所の皆さん、毎週の会議録作成、本当にお疲れ様です。
「やらなきゃいけない」と分かっていても、パソコンの前で溜息をつく時間はもったいないですよね。

PLAUD NOTEとGeminiの組み合わせは、そんな私たちを助けてくれる最強のツールです。

浮いた時間は、利用者さんと向き合うために使うもよし。 定時で帰って、家族と過ごしたり、副業や投資の勉強（資産形成）に充てるもよし。

ぜひ皆さんも、AIを味方につけて「賢いケアマネライフ」を送ってください。